Vi viser til opprinnelig innkalling sendt 17. Februar, dokumentasjon lagt ut på gronmogk.no 10. Mars, og melding om utsettelse av begge møtene grunnet Covid-19, sendt 12. Mars.
Styrene og administrasjonen i begge organisasjonene har besluttet å gjennomføre et digitalt informasjonsmøte 22 Juni klokken 18:00, etterfulgt av henholdsvis digitalt årsmøte og generalforsamling, som vil foregå gjennom avstemming digitalt i perioden 23 – 25 Juni.
Informasjonsmøtet er ikke del av det formelle årsmøtet, og det er ikke påkrevd å delta på informasjonsmøtet for å kunne stemme på årsmøtet.
Siden dette er gjennomføring av utsatte møter, gjelder en innkallingsfrist på 2 uker, mot en måned for vanlig innkalling. Dokumentasjonen som ble lagt ut på gronmogk.no/klubben/dokumentarkiv 10/3 er fortsatt den som skal benyttes til møtet. Vi gjør allikevel oppmerksom på at vi har rettet opp feil i budsjettet, og lagt til en kontantstrømanalyse i dokumentasjonen til Grønmo golfklubb.
Av tekniske årsaker må den som ønsker å delta i avstemmingen bekrefte dette med svar på denne innkalling senest tirsdag 17/6 klokken 12:00. Dette er også fristen for å komme med forslag til årsmøtet og generalforsamlingen. De som melder seg på til møtene vil få tilsendt en mail med en link som skal brukes for å logge seg på møtene.
Stemmeberettiget på årsmøtet er alle klubb medlemmer over 15 år som har vært medlem i minst en måned og har betalt alle mottatte og forfalte fakturaer. Stemmeberettiget i generalforsamlingen er alle aksjonærer. Ingen kan stemme i noen av møtene ved fullmakt.
Covid-19 situasjonen gjør dette til uvanlige møter for oss, og den digitale avstemmingen vil foregå slik at de som har meldt at de vil delta i møtet, og er stemmeberettiget, vil få tilsendt linker slik at de kan gå inn å stemme ved å trykke for ja eller nei på de saker som er oppe til avstemming.
Styre, kontrollkomite, systemleverandør, tellekorps og de som signerer protokollen vil etter at avstemmingen er avsluttet møtes for å telle opp stemmer og lage protokoll.
Grunnet møteformatets begrensning med hensyn til ordskifte, har styret i Grønmo golfklubb lagt frem to nye forslag til årsmøtet;
- Styret i Grønmo golfklubb ber årsmøtet oppheve aksjebindingen på to år, og tillate utmelding ved skriftlig henvendelse innen 31.12 hvert år.
Begrunnelsen fra styret for dette er at det er styrets oppfatning at bindingen virker mot sin hensikt i den forstand at mange vegrer seg for å tegne aksjemedlemskap. Ved gjennomgang av klubbens lover har også NIF stilt spørsmålstegn ved ordningen. Binding forlates også av et stadig økende antall klubber.
- Styret i Grønmo golfklubb foreslår å utsette forslaget om økning av kontingent for Aksjemedlemskap og Greenfee medlemskap til neste årsmøte, ordinært eller ekstraordinært. Kontingent betaling vil da for 2021 kunne gjøres med to innbetalinger, en à konto innbetaling ved årets begynnelse og balansen etter at årsmøte er avholdt.
Begrunnelsen fra styret er at selv om styret støtter den fremlagte kontingent økningen og mener den er riktig, så fortjener dette spørsmålet et årsmøte der et fullverdig ordskifte kan gjennomføres.
Informasjonsmøtet vil ta for seg noen av hovedpunktene i årsmøte dokumentasjonen, og i tillegg vil det gis en oppdatering på status per Juni 2020. Møtet er altså ikke formelt en del av årsmøtet, men vil gi mulighet til å stille spørsmål via chat, og kan også gi svar på tekniske spørsmål knyttet til avstemmingen.
Vi ønsker vel møtt til årsmøte og generalforsamling
Hilsen
Styrene og administrasjonen i Grønmo golfbane og Grønmo golfklubb AS